Le repère essentiel
Pour démarrer une rénovation tertiaire, rassemblez une présentation du site, ses usages, les consommations disponibles, les équipements et les travaux déjà envisagés. Ajoutez les études existantes, les devis et leurs dates, ainsi que les personnes qui décident. Signalez les informations manquantes ou estimées. L’objectif est de préparer un cadrage fiable ; cette première collecte n’est ni un audit énergétique ni un dossier CEE complet.
À garder en tête
- Distinguer les données vérifiées, les estimations et les informations manquantes.
- Conserver les dates des devis et des accords CEE existants.
- Partager uniquement les documents nécessaires avec un interlocuteur identifié.
Dans ce guide
01 / Préparation
Une fiche d’identité par bâtiment ou ensemble cohérent
Préparez une page qui situe le projet : adresse, activité, bâtiments concernés, surfaces connues et principaux horaires d’occupation. Dans un site mixte, distinguez autant que possible les bureaux, les espaces commerciaux, les locaux techniques et les autres usages. Mentionnez la source de chaque surface : plan, bail, relevé ou estimation.
Ajoutez un plan de repérage et quelques photographies utiles. Il n’est pas nécessaire de produire une présentation sophistiquée : un document daté, compréhensible par quelqu’un qui ne connaît pas le site, évite déjà de nombreuses ambiguïtés. Gardez une liste des questions auxquelles seule une visite pourra répondre.
02 / Préparation
Des consommations accompagnées de leur contexte
Réunissez les factures d’énergie et les relevés disponibles, en conservant les périodes couvertes et les unités. Identifiez les compteurs communs à plusieurs bâtiments et les éventuelles productions sur site. Si vous disposez de données OPERAT, d’un suivi d’exploitation ou d’un audit, joignez-les en précisant leur date.
Les variations doivent pouvoir être expliquées. Signalez une extension, une fermeture, un changement de locataire ou une modification des horaires. Ne reconstituez pas silencieusement des données manquantes : faites apparaître le manque pour qu’une méthode adaptée puisse être choisie. Des euros dépensés ne remplacent pas les quantités d’énergie consommées.
03 / Préparation
Un inventaire des équipements et des travaux passés
Listez le chauffage, le refroidissement, la ventilation, l’eau chaude et les systèmes de pilotage connus. Relevez les références et puissances accessibles sans manipulation dangereuse. Complétez avec les contrats d’entretien, les rapports disponibles et l’historique des remplacements.
Présentez aussi les problèmes observés : locaux trop chauds, inconfort près des vitrages, fonctionnement hors occupation ou difficultés de réglage. Un symptôme n’est pas un diagnostic, mais il aide le professionnel à préparer ses investigations. Le cahier des charges d’audit tertiaire de l’ADEME fournit un cadre pour définir une étude et ses livrables ; il ne rend pas votre collecte équivalente à cette étude.
04 / Préparation
Les décisions, les engagements et les personnes responsables
Classez les devis en séparant les offres reçues, les devis acceptés et les travaux commencés. Conservez les accords ou propositions de contribution CEE déjà échangés. Ce classement permet d’examiner le financement sans confondre une intention avec un engagement.
Identifiez propriétaire, occupant, gestionnaire et décideur du projet. Précisez qui détient les consommations, qui autorise l’accès et qui signe les commandes. Lorsque plusieurs entités sont concernées, désignez un interlocuteur de coordination, sans supposer qu’il peut engager les autres juridiquement.
- Une personne pour centraliser les versions des documents.
- Une date et un statut pour chaque devis.
- Une liste des études attendues avant la décision.
05 / Préparation
Partager le dossier par étapes
Commencez par les éléments nécessaires au cadrage. Les pièces détaillées seront demandées selon l’opération et la mission du destinataire. Évitez les documents contenant des données personnelles ou commerciales sans rapport avec le projet ; utilisez un canal convenu pour les échanges.
À l’issue du premier rendez-vous, demandez une liste des informations à compléter, leur utilité et la prochaine décision à préparer. Vous obtenez ainsi une feuille de route de travail, plutôt qu’une accumulation de pièces dont personne ne sait si elles sont suffisantes.